แบบ 57 (Y2K) ภาษาไทย

รายงานการเตรียมความพร้อมเพื่อการแก้ปัญหาปี 2000 ครั้งที่ 1/2541 บริษัท ดุสิตธานี จำกัด (มหาชน) ประกอบธุรกิจหลักประเภทธุรกิจการโรงแรม โดยมีที่ตั้งสำนัก งานใหญ่ที่ 946 ถ. พระราม 4 สีลม บางรัก กรุงเทพฯ 10500 หมายเลขโทรศัพท์ 636-3600 หมาย เลขโทรสาร 636-3630 ขอรายงานเกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี 2000 ครั้งที่ 1/2541 ข้อมูลสิ้นสุด ณ วันที่ 31 สิงหาคม 2541 รายงานนี้เป็นรายงานฉบับเพิ่มเติมจากรายงานที่บริษัทฯ ได้นำส่งไปเมื่อวันที่ 31 สิงหาคม 2541 เพื่อเพิ่มความกระจ่างและชัดเจนในการเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับการแก้ปัญหาปี 2000 ของ บริษัทฯ มากยิ่งขึ้น 1. การวิเคราะห์และประเมินผลกระทบ บริษัทฯ ได้ทำการวิเคราะห์และประเมินผลกระทบปัญหาปี 2000 ต่อบริษัทฯ บริษัทย่อย และบริษัทร่วม ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้ 1.1 การทำรายละเอียดอุปกรณ์ของระบบคอมพิวเตอร์ที่ได้รับผลกระทบจากปัญหาปี 2000 บริษัทฯ ได้จัดทำรายละเอียดอุปกรณ์ของระบบคอมพิวเตอร์ ที่จะได้รับผลกระทบจาก ปัญหาปี 2000 โดยแบ่งออกเป็น 4 กลุ่ม ดังนี้ - อุปกรณ์ของแผนกต้อนรับและออฟฟิศส่วนหน้า - อุปกรณ์ของฝ่ายบริหาร แผนกอื่นๆ และออฟฟิศส่วนหลัง - อุปกรณ์ต่างๆ ภายในตัวอาคาร - อุปกรณ์ต่างๆ ในการติดต่อสื่อสาร หลังจากนั้น อุปกรณ์ต่างๆ ที่ได้รับผลกระทบจากปี 2000 จะถูกแบ่งกลุ่ม เพื่อการแก้ไข ดัง ต่อไปนี้ - อุปกรณ์ที่จะต้องทำการเปลี่ยน ซื้อใหม่ - อุปกรณ์ที่จะต้องได้รับเปลี่ยนแปลงแก้ไขบางส่วน จากผู้ชำนาญภายนอก - อุปกรณ์ที่สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไข ได้โดยแผนกสารสนเทศ (แผนก IT) ของบริษัทฯ ในขณะนี้บริษัทฯ ได้มีการติดต่อตัวแทนจำหน่ายระบบฮาร์ดแวร์ และระบบซอฟแวร์ เพื่อที่ จะประเมินรายละเอียดของอุปกรณ์ที่จะต้องทำการเปลี่ยน หรืออุปกรณ์ที่ต้องได้รับเปลี่ยนแปลง แก้ไขบางส่วน ส่วนสำหรับอุปกรณ์ที่สามารถแก้ไขได้เองนั้น บริษัทฯ ได้เริ่มดำเนินการแก้ไขไป บางส่วนแล้ว นอกจากนี้ ในวันที่ 24-25 สิงหาคม 2541 บริษัทฯ ได้มีการจัดสัมมนาเชิงปฏิบัติในหัวข้อ การเตรียมความพร้อมเพื่อรองรับปัญหาปี 2000 ของบริษัทฯ โดยในการสัมมนาดังกล่าวได้มีการ จัดตั้งทีมผู้บริหาร เพื่อรองรับปัญหาปี 2000 โดยแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ดังต่อไปนี้ - คณะกรรมการผู้บริหารระดับสูง คณะกรรมการผู้บริหารระดับสูงประกอบด้วย ผู้จัดการทั่วไปของทุกโรงแรม และผู้อำนวย การอาวุโสผ่ายบริหารเป็นประธานของกลุ่ม รวมทั้งสิ้น 25 ท่าน โดยมีตัวแทน 1 ท่านจากคณะ กรรมการของบริษัทฯ และที่ปรึกษาทางด้านเทคโนโลยี เป็นที่ปรึกษาของกลุ่ม - ทีมงานผู้บริหารระดับโรงแรม ทีมงานผู้บริหารระดับโรงแรมประกอบด้วย ผู้จัดการและหัวหน้าแผนกของแต่ละโรงแรม โดยมีผู้จัดการทั่วไปของโรงแรมนั้นๆ เป็นประธานกลุ่ม ทีมงานผู้บริหารระดับโรงแรมมีหน้าที่ ติดตามและแก้ไขปัญหาปี 2000 ของโรงแรมตนเอง พร้อมกับรายงานผลต่อกลุ่มผู้บริหารระดับสูง - ทีมงานฝ่ายเทคโนโลยี ทีมงานฝ่ายเทคโนโลยี ประกอบด้วยผู้ที่มีความชำนาญในระบบคอมพิวเตอร์ ทั้งทางด้าน ระบบซอฟแวร์ และระบบฮาร์ดแวร์ จำนวน 9 ท่าน จะเป็นผู้ให้คำปรึกษาและช่วยเหลือในการแก้ไข ปัญหาปี 2000 1.2 การประเมินค่าใช้จ่าย บริษัทฯ ได้ใช้รายละเอียดอุปกรณ์ และวิธีการแก้ไขของระบบคอมพิวเตอร์ตามหัวข้อ 1.1 เป็นพื้นฐานในการประเมินค่าใช้จ่าย โดยทางคณะกรรมการของบริษัทฯ ได้ให้แผนกสารสนเทศ รวมกับผู้บริหารระดับสูง จัดทำรายละเอียดค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อเสนอให้คณะกรรมการพิจารณา 1.3 การแก้ไขและการเปลี่ยนแปลง ขณะนี้บริษัทฯ กำลังดำเนินการประเมินรายละเอียดอุปกรณ์ เพื่อพิจารณาว่าจะดำเนิน การแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงต่อไป โดยขั้นตอนนี้จะแล้วเสร็จภายในปลายปี 2541 1.4 การตรวจสอบความถูกต้อง ในช่วงเวลาของปี 2542 บริษัทฯ จะทำการทดสอบระบบคอมพิวเตอร์ที่ได้แก้ไขหรือเปลี่ยน แปลงไป โดยจะนำผลการทดสอบมาประเมินผลและผลข้างเคียงที่อาจเกิดขึ้น เพื่อนำมาปรับปรุง แก้ไขต่อไป 1.5 แผนสำรองฉุกเฉิน บริษัทฯ ได้เริ่มจัดเตรียมแผนสำรองฉุกเฉินทั้งทางด้านอุปกรณ์และบุคคลากร เพื่อรองรับ ปัญหาฉุกเฉินที่อาจจะเกิดขึ้น โดยจะเตรียมความพร้อมของแผนสำรอง ทั้งทางด้านอุปกรณ์และ บุคคลากร เพื่อสามารถปฏิบัติการได้ทันทวงที หากมีปัญหาเกิดขึ้น ซึ่งทางบริษัทฯ ได้คำนึงความ ปลอดภัยในทุกๆ ด้านและความพึงพอใจของลูกค้าเป็นหลักสำคัญ 2. การดำเนินธุรกิจ บริษัทฯ ได้ตั้งเป้าหมายว่าจะดำเนินการแก้ไขปัญหาปี 2000 ให้แล้วเสร็จภายในปี 2542 เพื่อที่จะบริษัทฯ จะสามารถดำเนินธุรกิจได้ตามปกติ ปัญหาในการดำเนินธุรกิจที่ได้รับผลกระทบ จากปัญหาปี 2000 มีดังนี้ 2.1 ปัญหาทางด้านระบบคอมพิวเตอร์ Property Management System เป็นระบบหลักในการดำเนินธุรกิจโรงแรม Property Management System มีส่วนประกอบ ดังนี้ - ระบบคอมพิวเตอร์ของแผนกต้อนรับและออฟฟิศส่วนหน้า - ระบบคอมพิวเตอร์องฝ่ายบริหาร แผนกอื่นๆ และออฟฟิศส่วนหลัง - ระบบคอมพิวเตอร์ของฝ่ายขาย Property Management System ทั้งระบบฮาร์ดแวร์และระบบซอฟแวร์ จะต้องได้รับการ แก้ไขจากผู้ชำนาญภายนอกบริษัทฯ ซึ่งทางบริษัทฯ ได้มีการติดต่อตัวแทนจำหน่ายระบบ ฮาร์ดแวร์ และระบบซอฟแวร์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ขณะนี้อยู่ในระหว่างการเตรียมการแก้ไขและการ ประเมินค่าใช้จ่าย 2.2 ด้านกฎหมาย ณ ปัจจุบัน บริษัทฯ ไม่พบผลกระทบใดๆ ทางด้านกฎหมายจากปัญหาปี 2000 2.3 ปัญหาทางด้านการติดต่อสื่อสาร ตั้งแต่ปี 2538 บริษัทฯ ได้นำอิเลคทรอนิคส์ เมลส์ และอินเตอร์เนต มาใช้ในการติดต่อ สื่อสาร ทั้งภายในและนอกบริษัทฯ จากการตรวจสอบพบว่าทั้งอิเลคทรอนิคส์ เมลส์ และ อินเตอร์เนต ไม่ได้รับผลกระทบจากปัญหาปี 2000 3. ตารางในการแก้ไขปัญหาปี 2000 บริษัทฯ ได้ดำเนินการกำหนดเวลา (ตารางหลัก) ในการแก้ไขปัญหาปี 2000 และคาดว่า การแก้ปัญหาปี 2000 จะแล้วเสร็จภายในเดือนมิถุนายน 2542 4. การดำเนินการแก้ไขปัญหาในปัจจุบัน ขณะนี้บริษัทฯกำลังดำเนินการประเมินราคาในขั้นสุดท้าย และจะนำเสนอให้ผู้บริหาร ระดับสูงของบริษัทฯ พิจารณาในช่วงปลายเดือนกันยายนนี้ หลังจากนั้นทีมผู้บริหารก็จะเริ่ม ดำเนินการแก้ไขปัญหาปี 2000 ตามขั้นตอนที่กำหนด 5.บทวิเคราะห์จากฝ่ายบริหาร จากการวิเคราะห์และประเมินผลกระทบปัญหาปี 2000 ต่อบริษัทฯ บริษัทย่อยและบริษัท รวม ทางบริษัทฯ พบว่าปัญหา Y2K มีผลกระทบอย่างไม่มีนัยสำคัญ เนื่องจากค่าใช้จ่ายในการแก้ ปัญหาดังกล่าวเป็นจำนวนเงินไม่เกินร้อยละ 5 % ของส่วนของผู้ถือหุ้น (มูลค่าผู้ถือหุ้น ณ วันที่ 31 กรกฎาคม 2541 เท่ากับ 2,068 ล้านบาทเศษ) และบริษัทฯ ได้ประเมินว่าค่าใช้จ่ายในการแก้ไข ปัญหาปี 2000 จะไม่เกิน 10,000,000 บาท ระบบที่ได้รับผลกระทบจะถูกแก้ไขให้เสร็จเรียบร้อย ก่อนปี 2543 และบริษัทฯ จะสามารถดำเนินธุรกิจได้ตามปกติ นอกจากนี้บริษัทฯ ยังได้จัดทำแผน สำรองฉุกเฉินทั้งทางด้านอุปกรณ์และด้านบุคคลากร เพื่อรองรับปัญหาฉุกเฉินที่อาจจะเกิดขึ้น